W programie Outlook daty spełniają ważną rolę. Wybieramy ją na formularzach elementów praktycznie wszystkich typów: terminach, kontaktach, zadaniach, dziennikach. Datę możemy wybrać z kontrolki kalendarza lub wpisać ręcznie. Nie wszyscy jednak wiedzą, że datę możemy również wpisać korzystając z języka używanego na co dzień w sposób naturalny, czyli na przykład "za tydzień", "dwa dni po pierwszym września".
Rys.1. Ustawianie dat w elemencie zadania.
Przedstawione poniżej zasady używania języka naturalnego w polach dat możemy stosować do wszystkich edytowalnych pól z datami w programie Outlook. Wszystkie poniższe przykłady powodują wprowadzenie daty względnej licząc od dnia dzisiejszego. Niezależnie od tego, jaka data jest obecnie wpisana w polu daty.
Najprostszymi wyrażeniami jakie możemy wykorzystywać są słowa: przedwczoraj, wczoraj, dzisiaj, jutro, pojutrze.
Wyrażenia określające datę w przyszłości: za 3 dni, za tydzień, za 4 miesiące. Cyfry możemy zastępować słowami, czyli: za trzy dni, za dwa tygodnie, za cztery miesiące. Słowa za możemy również zastąpić znakiem +, czyli na przykład: +3 dni, +2 tygodnie.
Analogicznie możemy określać daty w przeszłości: 3 dni temu, dwa miesiące temu, tydzień temu, 2 lata temu, przed dwoma dniami, przed 3 tygodniami Nie możemy jednak używać znaku minus! Czyli nie można napisać -2 dni.
Określone daty możemy wpisywać również używając nazw miesięcy, przy czym nie ma znaczenia czy, nazwa miesiąca jest przed czy za numerem dnia: 1 lipiec, sierpień 10, trzeci września. Właściwie wystarczy jeśli wpiszemy 3 lub 4 pierwsze litery nazwy miesiąca, ale możemy wpisać ich również więcej: 1 lip, sier 10, trzeci wrze. Jeśli wpiszemy tylko numer dnia, np. 10 lub dziesiąty, wybrany zostanie odpowiedni dzień z bieżącego miesiąca.
Outlook potrafi rozpoznawać w polu dat nazwy świąt. Oznacz to, że możemy np. wpisać Boże Narodzenie, Święto Niepodległości, nowy rok (wielkość liter nie ma tutaj znaczenia).
Wykorzystując wyrażenia naturalne możemy również podawać daty względem innych dat, przy czym stosujemy tu wszystkie zasady opisane powyżej: 2 dni przed 1 września, trzy dni po Boże Narodzenie, tydzień po 10 lipca.