Odpowiedź na to pytanie wydaje się z pozoru banalna - wystarczy skorzystać z pola Od. Zwróćmy jednak uwagę, że w polu Od nie jest wyświetlany adres SMTP nadawcy, a jego nazwa wyświetlana. Jest to spora różnica , ponieważ nazwa wyświetlana może się zmieniać. Zmienić może ją sam właściciel konta lub może inaczej być wyświetlana w programie Outlook, np. poprzez dodanie do niej apostrofów - dosyć częsta przypadłość zwłaszcza w starszych wersjach. Problem może być tym bardziej widoczny, jeśli działamy na wiadomościach obejmujących długi okres czasu, co do rzadkości nie należy.
Aby posortować lub pogrupować elementy poczty po adresie SMTP nadawcy, należy zmusić Outlook'a, aby pozwolił nam dodać adres nadawcy do widoku. Można to zrobić korzystając ze specjalnie przygotowanego formularza.
- Pobierz formularz EXTENDED-PROPERTIES.CFG ze strony www.codetwo.com i zapisz go w domyślnym folderze, w którym przechowywane są formularze programu Outlook. Dla wersji 2007 zazwyczaj jest to folder C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\FORMS\1045. Dla wersji 2003 katalog Office12 należy zastąpić przez Office11, dla wersji 2002 przez Office10, a dla wersji 98 przez Office9. Nazwa ostatniego katalogu to kod języka pakietu Office, w tym wypadku 1045 oznacza język polski.
- W programie Outlook wybierz Narzędzia, Opcje, Inne, Opcje zaawansowane, Formularze niestandardowe i kliknij przycisk Zarządzaj formularzami.
- Upewnij się, że w prawym górnym rogu okna wybrana jest biblioteka Formularze osobiste. Jeśli nie, kliknij przycisk Ustaw, aby ją wybrać.
- Kliknij przycisk Instaluj, przejdź do katalogu, w którym zapisany został formularz EXTENDED-PROPERTIES.CFG, wybierz go i kliknij Otwórz.
- Wyświetlony zostanie dialog z właściwościami formularza, kliknij na nim OK, a następnie zamknij wszystkie okna zatwierdzając zmiany.
- Przejdź do foldera, który chcesz posortować i wyświetl dialog Wybór pola (np. poprzez kliknięcie prawym klawiszem myszy na nazwie któregoś z już wybranych pól i wybranie Wybór pola w menu).
- Na liście rozwijanej zaznacz pozycję Formularze. Wyświetlone zostanie okno z formularzami. Na liście rozwijanej wybierz Formularze osobiste, potem zaznacz formularz EXTENDED-PROPERTIES i kliknij Zamknij.
- W oknie Wybór pola pojawią się pola zdefiniowane w formularzu EXTENDED-PROPERTIES. Jedno z nich to Sender SMTP Address, które zawiera adres SMTP nadawcy. Wystarczy, że przeciągniesz je na widok. Dodana zostanie nowa kolumna, której możesz używać do sortowania lub grupowania widoku po adresie nadawcy.
Rys.1. Wiadomości pocztowe pogrupowane po adresie nadawcy.
W formularzu znajdują się też inne pola: Last Verb Exec Type - oznacza rodzaj akcji wykonanej na wiadomości, np. odpowiedź, przesłanie dalej oraz pole Last Verb Exec Time, które oznacza czas ostatniej akcji wykonanej na wiadomości. Korzystając z niego możemy posortować wiadomości według czasu, kiedy została wysłana na nie odpowiedź. Internet Message ID to identyfikator wiadomości pocztowej.
Rys.2. Pola danych dostępne w formularzu
EXTENDED-PROPERTIES