Gdy w Outlook'u tworzona jest nowa wiadomość i użytkownik zaczyna wpisywać w polu DO, DW lub UDW pierwsze litery, Outlook automatycznie podpowiada adres odbiorcy rozpoczynający się od wpisanych liter. Powstaje pytanie, skąd Outlook zna adresy, które podpowiada? Jednym z częstych nieporozumień jest stwierdzenie, że są to adresy z książki adresowej Outlook'a lub z innych folderów zawierających kontakty. Otóż tak nie jest. Outlook utrzymuje osobną i ukrytą bazę danych podpowiadanych adresów. Znajdują się w niej tylko te adresy, na które użytkownik już wcześniej wysyłał jakąś wiadomość. Baza ta utrzymywana jest osobno dla każdego skonfigurowanego profilu.
Funkcję autouzupełniania w Outlook'u można wyłączyć przechodząc do dialogu Narzędzia | Opcje | Opcje e-mail | Zaawansowane opcje e-mail i odznaczając opcję Sugeruj nazwy podczas wypełniania pól DO, DW i UDW.
Dosyć poważną niedogodnością jest ograniczona możliwość zarządzania adresami znajdującymi się w bazie danych podpowiadanych adresów. Praktycznie jedyną rzeczą, jaką może zrobić użytkownik z poziomu Outlook'a, jest usunięcie adresu z bazy. W tym celu należy utworzyć nową wiadomość i wpisać pierwsze litery adresu, który chcemy usunąć, tak aby pojawił się na liście podpowiadanych adresów (rys.1). Następnie należy zaznaczyć wybrany adres i wcisnąć klawisz Delete. Adres zostanie usunięty z bazy i nie będzie więcej pojawiał się na liście podpowiedzi, oczywiście do momentu kiedy ponownie na ten adres nie zostanie wysłana wiadomość. Z usunięciem pojedynczego adresu może być problem w Outlook'u 2002, ponieważ nie wyświetla on listy adresów, a od razu wpisuje adres w polu edycji, jeśli jest tylko jeden adres pasujący do wpisanych początkowych liter. A że Outlook 2002 rozpoczyna autouzupełnianie dopiero po wpisaniu trzeciej litery, to dosyć często może występować taki przypadek.
Rys.1. Aby usunąć adres z bazy podpowiadanych adresów, nazleży zaznaczyć go na liście i wcisnąć Delete.
Baza podpowiadanych adresów ma ograniczony rozmiar i może pomieścić tylko do 1000 adresów. Gdy zbliża się do limitu rozmiaru, często występuje widoczne opóźnienie przy wyświetlaniu podpowiedzi przy pierwszej tworzonej wiadomości pocztowej (zobacz KB292928).
Baza podpowiadanych adresów przechowywana jest przez Outlook'a w pliku z rozszerzeniem NK2 osobno dla każdego profilu. Nazwa pliku NK2 jest taka sama jak nazwa profilu, któremu odpowiada. Wszystkie pliki NK2 danego użytkownika przechowywane są w folderze:
C:\Documents and Settings\\Dane aplikacji\Microsoft\Outlook\
Dobra wiadomość jest taka, że możemy czyścić bazę podpowiadanych adresów poprzez usunięcie odpowiedniego pliku NK2 - przy następnym uruchomieniu Outlook utworzy nową bazę i plik. Plik NK2 możemy również skopiować na inny komputer, jeśli chcemy przenieść bazę adresów. Musimy jednak skopiować go do odpowiedniego folderu i nadać mu odpowiednią nazwę, aby dane, które zawiera, zostały przeczytane przez Outlook'a.
Dane wczytywane są z pliku NK2 przy uruchamianiu Outlook'a i zapisywane przy jego zamykaniu. Dlatego jeśli Outlook nie zostanie poprawnie zamknięty, to adresy, do których ostatnio wysyłane były wiadomości, nie zostaną zapisane w bazie podpowiadanych adresów. Adresy nie są zapisywane również wtedy, gdy Outlook jest uruchomiony i wylogowujemy obecnego użytkownika lub zamykamy system.