Funkcjonalnością dosyć często poszukiwaną przez użytkowników programu Outlook jest możliwość dodawania notatek do wiadomości pocztowych. Chodzi o sytuację, gdy chcemy dodać swój komentarz do wiadomości znajdujących się w naszej skrzynce odbiorczej.
Outlook nie posiada wbudowanej funkcjonalności zaprojektowanej specjalnie dla tego typu akcji. Ale mamy możliwość zastosowania pewnych obejść, aby uzyskać pożądany efekt. Mamy trzy możliwości.
Pierwsza z nich znana prawie każdemu, to po prostu edycja otrzymanej wiadomości i wpisanie notatek bezpośrednio w oryginalnej treści. Musimy otworzyć wiadomość, kliknąć przycisk Inne akcje i wybrać Edytuj wiadomość.
Teraz można dowolnie edytować treść wiadomości:
Drugą metodą na wstawienie notatki do emaila, jest skorzystanie z flagi monitującej. W otwartej wiadomości musimy kliknąć przycisk Flaga monitorująca i wybrać jakiś typ flagi, najlepiej Niestandardowe.
Po wprowadzeniu tekstu wyświetlony on zostanie dla wiadomości w pasku statusu:
Trzecia metoda, którą odkryłem dopiero niedawno, to możliwość wstawienia komentarzy znanych z trybu recenzji w programie Word. Musimy otworzyć wiadomość, podobnie jak w pierwszym przypadku przełączyć ją w tryb edycji, czyli wybrać Inne akcje, Edytuj wiadomość. Następnie po ustawieniu kursora w treści wiadomości musimy wcisnąć klawisze prawy ALT + M. Pojawi się okienko, w który możemy wpisać dowolny komentarz. Przy każdym wybraniu ALT + M będzie pojawiać się nowe okienko komentarza, więc możemy wprowadzić wiele odrębnych komentarzy. Jeśli chcemy usunąć komentarz, wystarczy kliknąć na nim prawym klawiszem myszy i wybrać polecenie Usuń komentarz w menu podręcznym.
Najszybciej możemy wstawić komentarz używając drugiej metody, czyli flagi monitującej. Jest ona przydatna jednak tylko wtedy, gdy wpisywana notatka jest krótka, ponieważ w polu flagi nie można wprowadzić więcej niż 100 znaków. Dodatkowo pole do wprowadzania tekstu jest małe i przez to niewygodne.
Pierwsza i trzecia metoda wymagają od użytkownika więcej operacji, aby rozpocząć wprowadzanie danych, ponieważ musi on najpierw otworzyć wiadomość i przełączyć ją w tryb edycji. Ponadto jeśli odpowiadamy na wiadomość, w której wcześniej została wprowadzona notatka czy komentarz, będziemy musieli je usunąć przed wysłaniem odpowiedzi do oryginalnego nadawcy.
Żadna z wyżej przedstawionych metod nie jest idealna i z pewnością wielu użytkowników ucieszyłoby się, gdyby możliwość dodawania notatek do wiadomości została wbudowana w funkcjonalność Outlooka w jednej z kolejnych wersji, najlepiej tej najbliższej.